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確定申告対策にも！効率的に書類を整理して「探し物」の時間を減らす方法
「重要書類やレシートなどの書類整理が苦手……」というお悩みを抱えていませんか？書類の整理や管理が苦手な方は、なにかを始めようとしたときに「必要な書類を探す」ところからスタートするケースが少なくないでしょう。しかし、いざ「やろう！」となったときに確認すべきメモや資料、説明書、領収書などが見つからないと、作業をスムーズに進められません。
本記事では、日常生活における「探し物」の時間を減らしたい方に向けて、改善したいNG習慣や書類整理のコツをご紹介します。なかでも、領収書やレシートを効率的に整理・管理する方法は、3月からはじまる確定申告の際も役立ちます。ぜひ参考にしてみてください。
探し物が多い方は、「分類」と「決断」が苦手なのかもしれません。はじめに、探し物が多い方が陥りがちなNG習慣と、書類探しの時間を短縮のための工夫について見ていきましょう。
ポストに入っていた文書はすぐに開封して確認し、残すべき書類を分類したら不要な書類はすぐに捨てるのが得策です。封書には文書だけでなく、あいさつ文や広告、冊子など「自分にとって不要な紙」が含まれていることもあります。封書をそのまま残すのではなく、同封物まで確認したうえで残す書類を決めるのがポイントです。毎回チェックする習慣をつければ1回の処理量が少なくなるので、煩わしさを感じることもないでしょう。
使う時期がはっきりしているのは、確定申告に必要な書類や支払い明細書、免許更新や選挙案内のハガキ、学校への提出書類など。一方で、機器や設備の取扱説明書などいつ使うかわからない書類もあります。
これらが混在しないように、ファイルやバインダー、収納ボックスを使って種類別に分けたり、使う月別に分類したりするのがおすすめです。家族が複数いる場合は、ファイルなどに使用者名をわかりやすく記載しておきましょう。
まず、書類を保管する位置を決めます。このとき、書類をそのまま重ねて置いておくのはNG。ファイリングするなどして探しやすくしまいやすいようにしておくのが効率的です。ファイリングしておけば、本棚、書類ラック、引き出しなど保管場所の選択肢も広がり、探す手間がかかりません。
保管場所を決めたら、「そこに収納する」というルールを守ることが大切です。定位置に戻す作業が当たり前になると、頭のなかでモノと場所がつながり、逆に定位置に置かれていないと落ち着かなくなってきます。そうなれば、整理された状態を維持しやすくなるでしょう。
紙や書類などを分類したとしても、保管方法がイマイチだと結局探す手間が生じることにもなりかねません。そうならないように整理・管理をするには、どうすればいいのでしょうか。以下では、効率的でわかりやすい保管方法とこまごました書類の保管に便利なアイテムをケース別にご紹介します。
控除を受けるには、証拠書類となる領収書やレシートを残しておかなければなりません。大きな箱に入れてためていく方もいますが、バラバラに保管していると探すときが大変です。
領収書やレシートの保管方法
レシートや領収書は月ごとに分けたファイルに入れ、日付順にまとめてから会計ソフトに入力するのがおすすめです。束になったレシートをめくりながら入力すると、ストレスなく処理できます。入力が済んだ領収証の束は月ごとにホチキス止めし、「○年○月」と書いた付箋を貼っておけば一目瞭然です。量が多くなる場合は、「週ごと」や「2週間ごと」にまとめましょう。
マルマンのルーズリーフアクセサリー『ファスナー付きポケットリーフ』を使えばしっかり口を閉じられるため、落として紛失する心配もありません。複数のポケットリーフを使って月別やお店、用途などでジャンル分けしてもよいでしょう。インデックスでそれぞれのポケット類を仕分けたいなら、『ラミネートタブインデックス 幅広タイプ』がおすすめです。横幅がせまい通常タイプのインデックスをポケット類と一緒に使うと隠れてしまいますが、幅広タイプならその心配もありません。
また、ドラックストアなどでセルフメディケーション対象の医薬品を購入している方は、購入費用の合計が1万2,000円を超えると「セルフメディケーション税制」を活用できます。
診断書や説明書などの保管方法
診断書や治療方針説明書には、どの病院でどのような診断・治療を行ったかが記載されています。勤め先や福祉課などから提出を求められることもあるため、病気別、もしくは病院別にまとめて保管しておくと安心です。
なお、「セルフメディケーション税制」を活用したい場合は、レシートの保管が欠かせません。対象商品のレシートには印が付いているので、この制度を利用する場合は家計簿ではなく医療関係書類に分類しておくのがおすすめです。
マルマンルーズリーフの『クリアポケットリーフ』を使えば、A4の書類と診察券をセットで1冊のバインダーに保管できるので便利です。『ラミネートタブインデックス 幅広タイプ』をあわせて使用し、すぐにどこにあるか確認できるようにしておきましょう。
プリント類の保管方法
大量のプリント類は、内容別、保存期間別に分類します。随時確認が必要なスケジュールや予定が書かれたお知らせ系のプリントは、ルーズリーフアクセサリーの『クリアポケットリーフ』を1枚ずつ使って保管するのが便利です。重ねてしまうと出し入れが大変なので、ページをめくるだけで見えるようにしておきましょう。家族全員に共有したい予定は、リビングの壁に貼るのもおすすめです。
「すぐに処理が必要ではないものの、あとから必要になる書類」は、教科別のファイルボックスなどへ入れるようにし、不要になったプリントは早めに処分しましょう。
紙の取扱説明書などの保管方法
保証書は機器などの修理時に提示を求められる場合があるため、保証期間がわかるように保管しておくことが大切です。感熱紙に印刷されている場合は、直射日光の当たる場所や湿気の多い場所を避けましょう。マルマンの『ルーズリーフファスナー付きポケットリーフ』に入れておけば、水濡れによる劣化も防げます。
ルーズリーフアクセサリーの『クリアポケットリーフ』を使って保管し、『ファイル30 バインダー』などの丈夫で長期保存に向いているバインダーで保管しておくと探しやすいでしょう。「キッチン周り」「1階」「2階」といった場所、あるいは「電化製品」「家具」「備えつけ設備」といったジャンルごとに、種類別に分けておくのがポイントです。
また、ソファーや収納といった家具などの付属品（金具類など）も、クリアポケット＋バインダーを使えばなくさずに保管しておけます。
時間を有効活用したい方、確定申告の準備や家計簿作成を効率化したい方は、ぜひマルマンの『ルーズリーフクリアポケットリーフ』や『ラミネートタブインデックス 幅広タイプ』などを使った整理・保管方法を採り入れてみてはいかがでしょうか？
