企業や団体で扱う大量の書類整理におすすめの整理アイテム

業務上の書類整理、どうしていますか？

電子帳簿保存法が施行され書類のデジタル化が進む中、会計書類をはじめ、企業で扱う書類については、原則紙での保管が義務付けられています。

法律事務所、建築業、不動産業など、業種によっては大量の書類作成および、長期間の保管が依然として求められています。書類整理を適切に行うことは、生産性の向上において非常に重要と考えられます。

日常的に使う書類のみならず、「いつか使うかもしれない書類がたくさんあってどこに何があるのかわからない…」なんてことはないですか？

業務上の書類の保管はもちろんのこと、あとで見るかもしれないと取っておいた書類を探しやすくする必要があります。

＜よくあるお悩み＞

• 書類が上手に片付けられない
• 大量に書類があり、わかりやすく分類・整理したい
• 不要な書類を整理したい
• 書類の新旧がわからない
• 必要な書類がすぐに見つからない
• 書類を保管した場所がわからくなった

 
書類整理のポイント

業務で作成した書類や契約書などの整理のコツは、業務に携わる全員が速やかに理解しやすい構造、つまり「検索性を高く」することが重要です。検索性を高くすることで、書類の探しやすさはもちろん、保管する場所を悩まないようにすることで業務の改善が期待できます。

＜よく使われるカテゴライズ方法＞

• 五十音順で整理
• 日付や番号順に整理
• 内容ごとに整理
• 案件ごとに整理
• 業務フロー順に整理
  
  

バインダーとインデックスを使って整理をしましょう

ファイルボックスやフォルダなどアイテムやツールを使って、カテゴリや日付順などをきれいに分類することができます。なかでもバインダーとインデックスがあると便利でしょう。

一般的に、バインダーやクリアホルダー、インデックスなどは穴数（二穴、多穴）などの規格が統一されており、どこのメーカーで購入してもサイズが合うようになっています。

そのため、自分の用途に合ったバインダーのサイズや背幅、インデックスの山数などを選んで使用することができます。
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書類整理のカギを握るインデックス

書類整理のコツは前述のとおり「検索性が高い」ことです。

バインダーから書類を探す際に検索性を高めてくれるのがインデックスです。インデックスには、カラフルで見分けやすく、さらに自由に書き込みできるものが市販されていますが、業務用として利用するには問題点もあります。購入費や人件費などの観点から、より効率的な方法が求められます。

＜インデックスの業務利用における問題点＞

• 手書きで作成するのが面倒
• 大量に作成する場合に手間がかかる
• すぐに消耗してしまう
• 字の上手な人が書かないとわかりにくくなる
• 品質の悪いインデックスだとにじんだり、破損してしまう
• 必要な山数が合わない
• 貼るタイプのタブは手間がかかる上に費用もかかる

インデックスはカスタムオーダーができる

インデックスの業務利用における問題を解決する方法としては、インデックスのカスタムオーダーサービスを利用する方法があります。

リーズナブルに大量に生産できることはもちろん、インデックスの山数、穴数、ラベル名称、カラーをカスタムすることができます。

マルマンのインデックス・カスタムオーダーサービス

文具メーカー・マルマンが提供するインデックスのカスタムオーダーサービスをご紹介します。

カラフルで見やすく、見出し、山部分がラミネート加工され、補強された綺麗で丈夫、と評判のラミネートタブインデックスを使って、その山部分に自由な内容のラベル名を印刷した、オリジナルインデックスの制作が可能です。

パソコンの画面上で簡単にシミュレーションしながら作成できるので安心です。

▼マルマンのインデックス簡単オーダーメイドサービス
https://www.lettab.com/

マルマンのオリジナルインデックスのここがイイところ
大量のインデックスにラベルを貼るのは 結構大変…まっすぐ貼るのはもっと大変…

タイトルがつく山ごとに、お好きな色を指定できます。黒でタイトルを印刷します。

15色からお好きなカラーを選んで、タイトル文字を指定するだけでスッキリ見やすいオリジナルインデックスができあがります。

これまでのように面倒なタイトル書きやラベル貼り作業の手間もなく、美しい仕上がりで、より楽しく効率的なファイリングができます。

＜参考価格＞

A4判10山を200セットつくる場合：1セットあたり528円(税込)
※手作りと比較して約26％のコスト削減

＜その他のメリット＞

・穴切れ防止補強フィルムで長期の保管に安心（二穴、四穴のみ）
・とじ穴が切れた時の交換の手間を解消
・山がちぎれる、汚れてタイトルが読めなくなるといったトラブルを回避
・面倒なラベルづくりが不要
・文字、山数、山の色、サイズ、穴数を指定するだけで10セットから注文可能
・用途にあった文字や山数、色などを指定するだけ
・バインダーにセットしてすぐに使える完成品をお届け可能 

パソコンの画面でシミュレーション可能

マルマンのインデックスオーダーメイドなら、Web上でシミュレーションしながら注文内容を作成可能です。タブの色、山数、穴数を選択し、ラベルの内容を入力するだけで簡単に注文することができます。

▼マルマンのインデックス簡単オーダーメイドサービス
https://www.lettab.com/