- 読む文具
手帳の書き方や使い方をチェックして、楽しく手帳を習慣化しよう！
手帳にもさまざまな種類があるので、まずは自分の目的や希望に合った手帳を選ぶことが大切です。自分にぴったりの手帳に出会えれば、「手帳に書くことがあまりない……」といったことも避けられるでしょう。ここでは「週間バーチカル」や「レフト式タイプ」など、手帳の種類とそれぞれがどんな用途に合っているのか解説します。
1週間のスケジュールが見開きになった「週間バーチカル」なら、1日の予定を時間ごとにたくさん記入することができます。そのため、営業などでアポイントが多く入ったり、1日に会議や打ち合わせが多く入ったりする管理職の人などにおすすめ。1週間のスケジュールも眺められるので、細かいアポイント管理にもぴったりです。
● 「週間レフト」
同じウィークリーのカレンダータイプとして、「週間レフトタイプ」というものもあります。これは左のページが週間カレンダーになっていて、右のページがフリースペースになっているものです。メモやTODOを多く書き込みたい人は、週間レフトタイプもおすすめです。● 「週間ホリゾンタル」
週間バーチカルが縦軸の時間ごとの予定表になっているのに対し、「週間ホリゾンタイプ」は横軸に予定表がレイアウトされたフォーマットです。時間ごとには区切られていませんが、記入スペースが広いのでイラストを添えることもできます。1カ月の予定が見渡せる「マンスリー」は、「週間バーチカル」に比べて1日の予定に記入できるスペースが小さいです。代わりに、1カ月分の予定を書くことができるので、長期にわたるプロジェクトに携わることが多い人や、長期の出張がよくある人などにおすすめです。
1ページ分に1日の予定やタスクを書き込めるのが「デイリー」です。記入スペースがとても広いので、1日の予定・タスクが多い人や、細かい家事の予定をしっかり管理してこなしたい人などに向いているでしょう。広いスペースを活かして、予定以外にイラストを描いたり短い日記を書いたりすることもできます。デイリーはお気に入りのノートを使ってもよいでしょう。
黒一色でたくさん書き込んであると、後から見返したときに見づらくなってしまいます。そんなときは多色ボールペンを使って色分けしてみましょう。色は目に入りやすく、それぞれの色に意味をもたせることで内容を把握しやすくなり、書き込む量も減らせて便利です。
たとえば次のように色を分けると、赤色で「クライアント訪問」とあれば、それは優先度の高い予定であることが一目でわかります。また、青色で「打ち上げ」とあればプライベートの打ち上げだとわかり、「打ち上げ（プライベート）」と細かく記入する必要もありません。
・赤→重要事項
・緑→確認事項
・青→プライベート
・黒→基本の文字色
ただし、使う色が多すぎるとかえってわかりにくくなってしまうため、3色程度に絞るようにしましょう。
マーカーを使って書き込んだ予定をわかりやすくするのもひとつの方法です。ボールペンの色分けと同じようにマーカーの色にも意味をもたせ、たとえばプライベートの予定には青マーカーを引いたり囲ったりすればいいだけです。そうすることで、仕事の予定なのかプライベートの予定なのかが一目で把握できます。
限られたスペースを有効に使うために、略語や記号、アルファベットを使うのもおすすめです。略語を使う際には自分のなかであらかじめルールを決め、手帳のメモ欄などに控えておきましょう。
・M→会議（Meeting）
・A→アポイント（Appoint）
・T→電話（Telephone）
・RW→リモートワーク（Remote Work）
● 終わったタスクには目印を入れる
スケジュールに書き込んだタスクには「✓」など目印の記号や斜線を入れましょう。目印を入れずそのままにしておくと、見返したときにそれが済んだタスクなのか未着手のものなのか迷いが生じます。チェックをつけておくことで、取り組むべきタスクに集中できるでしょう。「〇日か△日で打ち合わせが入るかもしれない」といった、不確定な予定が入ることもあるのではないでしょうか？ スケジュールに書き込むかどうか迷うような予定は、ふせんに書いて手帳に貼りましょう。たとえ日程が変更になったとしても、わざわざ消して書き直す必要がなく、付箋を外すだけで済みます。
また、手帳に書ききれないようなタスクをふせんにメモして手帳に貼ることもおすすめです。
普段何気なく使っているペンをそのまま手帳でも使っている場合は、使うペンを見直してみましょう。手帳に記入する際は小さなスペースにたくさん書き込むことになるので、細めのペンがおすすめです。また、書き間違えたときに斜線を引いて書き直すと、その小さなスペースがどんどん埋まってしまうため結果ごちゃごちゃした印象になります。そういった事態を避けるためにも、消せるタイプのボールペンを使ってみてもいいでしょう。
● 手帳に記入する時間を決める
「どこかのタイミングで書こう」と考えていると、うっかり手帳のことを忘れてしまったり、「明日書けばいい」と後回しにしてしまったりします。そこで、手帳に記入する時間やタイミングを具体的に決めておきましょう。「出社したらまず手帳を開く」「就寝前の11:00に手帳に日記をつける」など具体的に決めておけば、後回しにしてしまうのを予防できます。● 別の使い方をしてみる
スケジュール管理やタスク管理の記入が面倒でつづかなくなってしまっているなら、書きやすいことや書きたいことを記入する手帳として使ってみましょう。手帳を使うことが楽しいと感じられれば、それが習慣化にもつながります。
「手帳が続かない」「手帳に書くことがない」ということが起こる理由のひとつとして、手帳を使う目的がはっきりしていないことが考えられます。たとえば、なんとなくスケジュール管理がしたくてマンスリータイプの手帳を買ったものの、「もっと一日の予定やタスクを細かく書けるといいのにな……」となってしまうことも。この場合、実はデイリーの手帳のほうが適していたかもしれません。
このように、目的がはっきりしていないことで合わない手帳を選んでしまい、それが原因でつづかなくなってしまうことがあります。まずは、手帳を使う目的を決めるところから始めましょう。
毎日の仕事や家事で忙しいなか、手帳を開いて記入することが面倒に感じてしまうこともあるでしょう。手帳に記入する時間はそんなにかからないとわかっていても、習慣になっていなければなかなかつづかないものです。そんなときは、次の方法で習慣化にチャレンジしてみてください。
手帳のサイズが原因でつづかないことも考えられます。たとえば毎日持ち歩きたくて買った手帳のサイズが大きくて、かばんのなかで場所をとったり重かったりして家に置いておいたらそのまま使わなくなってしまった、ということも。手帳の中身だけではなく、サイズについても自分の目的に合ったものを選ぶようにしましょう。
