仕事の効率が上がるノートのまとめ方とは？メモを手書きするメリットも解説

メモしたい内容を、簡単に記録できるのがデジタルの特長。その反面、内容が記憶に残りにくいのが欠点です。手書きしている間は集中力が保たれるため、メモの内容が記憶に残りやすいと言われています。しかし、デジタルデバイスだと、メモをするのにそこまでの集中力を必要としません。

記憶に残りにくいと、「気が付いたら資料の提出期限が過ぎていた」「伝えておかなければならないことを忘れていた」というミスも起こりやすくなります。

ノートにメモを手書きする方法なら、こうしたデジタルの弱点をカバーできます。ノートにメモを取るメリットは、主に3つあります。

受電対応時、電話相手の企業名や担当者名の漢字がわからないこともあるでしょう。そういった場合は、カタカナでいいので読み方をメモしておきましょう。読み方がわかれば、自分以外のスタッフが折り返し電話をする際も失礼なく対応できます。

商談や会議の内容をすべてノートに書こうとすると、たいていは書くことに集中しすぎて、考えることができなくなります。書記として参加しているならともかく、そうでないならメモに集中しすぎず、できるだけ要点をまとめるようにしましょう。

要点を絞るポイントは、先述した「5W1H」です。この視点を押さえておくと、情報の過不足に気づきやすくなるため、確認や伝達のミスが減るでしょう。

会議やプレゼン、研修などのノートでは、ページの上端から下へ向かって話された順にメモを書く人も多いのでは？　しかし、アイデアを出したり検討したりするときは、はじめにページを3分割（縦でも横でも可。見開きを1ページと考えるのもあり）し、3つのブロックでそれぞれ情報を書き分けるのがおすすめです。

このようにまとめると内容の全体像がつかみやすくなり、自分なりのアイデアが生まれやすくなるでしょう。

ビジネスの場面では、「妙に気になる言葉」が出てくるものです。意図がわからなかった言葉、「含み」があり確認しておきたい言葉、キャッチーで提案書やレポートに使えそうな言葉は、吹き出しやカッコ書きなどで目立つように記録しておきましょう。もしかしたら、あとで新たなアイデアや解決のキッカケになるかもしれません。

誰が言ったのかによって、意味が変わってしまうこともあります。発言者の名前も書いておくとよいでしょう。

日付も忘れずに記入、できればキーワードも
日付が書かれていないと、あとでノートを読み返すときに探し出す手間がかかります。ルーズリーフなどに書いた場合、一度バラバラになってしまったら、どれがその日のメモなのか見分けられなくなるかもしれません。手書きのメモには忘れず日付を記載しましょう。

“仕事ができる人”のノートは、一目で書かれていることの全体像をとらえられるように「わかりやすく」書かれています。「パッと見」でわかるノートにするためには、ちょっとした書き方のコツがあります。

ノートの罫線の色が濃すぎると、文字や絵や記号など、書いたものが目立ちにくいことも。ノートの罫線は、モノクロでコピーをとったときに写らない程度の濃さのものがおすすめです。罫線がない無地のノートや薄い方眼のノートを使うのもよいでしょう。

マルマンのノートでは、『ノート ニーモシネ A4 N180A』がおすすめです。シンプルかつスタイリッシュなデザインなので、ビジネス使いにもピッタリ。横型5mm方眼罫で、絵を描く際も文字も書く際も、罫線が邪魔になりません。切り取りA4正寸サイズなので、アイデアスケッチなどをスキャンしてデータ化しやすいのもメリットです。

ビジネスにおいては、デスクがない場所でとっさにノートを取ったり、書いたメモを見返したりすることもよくあります。そんなシーンには、持ち運びやすいA5サイズのノートがおすすめです。

マルマンの『ニーモシネ 7㎜横罫センターライン付 A5サイズ』は、センターライン付きのA5ノート。メモと自分の考えを両方書き留めておくのに便利です。