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仕事に活かせる手帳の書き方・使い方とは？アイデア次第で手帳はもっと便利に！【基礎知識編】
仕事の現場では、スケジュール管理やタスク管理、原価管理、業績管理、目標管理、勤怠管理など、さまざまな「管理」が求められます。今日ではスマートフォンやタブレットなどのデジタルデバイスで使える管理ツールも多数登場していますが、第一線で活躍しているビジネスパーソンのなかには、書き方の自由度が高く、アイデアや工夫次第でいくらでも便利になる手帳を使ったアナログ管理を好む方も少なくありません。
本記事では、仕事におけるさまざまな管理をスムーズに実行し、生産性や作業効率の向上に寄与してくれる手帳の書き方や使い方をご紹介します。
「手帳なしではいられない」という方がいる一方で、すてきな手帳を購入したのに「いつの間にか書かなくなってしまった」という声もよく耳にします。手帳が続かないのは、自分に合った書き方・使い方が定まっていないのが原因かもしれません。手帳を書く（使う）習慣を続けるために、以下の2つのポイントを意識しましょう。
手帳の活用目的には、予定を管理する「計画型」と過去を振り返る「記録型」があります。自分の目的に合ったタイプの手帳を選ぶことが大切です。はじめに、自分が想定している使い方がどちらなのかを考えておきましょう。
スケジュールやタスク全体を見渡せるように、見開きで1週間から1ヶ月を見渡せる構成の手帳がおすすめです。
書き込みたい内容によっても異なりますが、手帳には無理なく書き込める記入スペースが必要です。つねに携帯してメモしたい場合は、軽くてコンパクトな手帳が適しています。
● 「計画型」の使い方
「計画型」は、未来のことを計画したり管理したりすることを目的とした使い方です。計画型として活用する手帳は、会議やアポイントメントなどの決まっている日時を記入するスケジュール管理と同時に、空いている時間で自分が「いつ」「なにを」「どこでやるか」を把握するタスク管理にも使えます。スケジュールやタスク全体を見渡せるように、見開きで1週間から1ヶ月を見渡せる構成の手帳がおすすめです。
● 「記録型」の使い方
「記録型」は、過去の出来事や思考などを確認したり振り返ったりすることを目的とした使い方です。記録型として活用したい場合、手帳にはその日にあった出来事のメモや感想、浮かんだアイデアなどを書き込みます。書き込みたい内容によっても異なりますが、手帳には無理なく書き込める記入スペースが必要です。つねに携帯してメモしたい場合は、軽くてコンパクトな手帳が適しています。
目的をふまえて手帳の活用方法を考えておく必要はありますが、手帳の書き方や使い方に決まりはなく、完全に自由です。SNSなどで気になった書き方を真似してみるのもいいでしょう。オリジナルな使い方を試した結果、自分だけの便利な手帳活用術が見つかるということもあります。
空白の日（なにも書かない日）があっても気にすることはありません。数日分まとめて記入することをマイルールとして許容するなど、「完璧に使おうとしないこと」を意識しましょう。書こうと思うことが多すぎると、途中で疲れてしまったり、記入時間が確保できなかったりして続かなくなる可能性があります。無理なく続けることが大切です。
また、書くことが少なすぎても「あとから見返したときにあまり意味を感じなかった……」となってしまうかもしれません。書くことが思いつかない場合は、その日に感じた疑問やアイデア、仕事の振り返りなどを書いてみるのも手です。
こちらの記事でも、手帳の選び方や種類などをご紹介しています。
空白の日（なにも書かない日）があっても気にすることはありません。数日分まとめて記入することをマイルールとして許容するなど、「完璧に使おうとしないこと」を意識しましょう。書こうと思うことが多すぎると、途中で疲れてしまったり、記入時間が確保できなかったりして続かなくなる可能性があります。無理なく続けることが大切です。
また、書くことが少なすぎても「あとから見返したときにあまり意味を感じなかった……」となってしまうかもしれません。書くことが思いつかない場合は、その日に感じた疑問やアイデア、仕事の振り返りなどを書いてみるのも手です。
こちらの記事でも、手帳の選び方や種類などをご紹介しています。
スケジュール管理に適した手帳には大きく分けて、月単位で管理する「月間タイプ（マンスリータイプ）」と週単位で管理する「週間タイプ（ウィークリータイプ）」があります。さらに、それぞれに多彩なバリエーションがあるため、自分が理想とするスケジュール管理がしやすいタイプを探してみましょう。
代表的な手帳の種類を一覧表でご紹介します。
手帳の種類については、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。
| 月間タイプ （マンスリータイプ） |
月間ブロックタイプ |
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| 月間ガントチャートタイプ |
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| ダブルマンスリータイプ |
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| 週間タイプ （ウィークリータイプ） |
週間レフトタイプ |
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| 見開き2週間タイプ |
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| 週間バーチカルタイプ |
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| そのほかのタイプ | 1日1ページタイプ |
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| セパレートタイプ |
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手帳の種類については、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。
「手帳をうまく使えない」「購入しても途中で使わなくなってしまう」と感じている方は、考え方や手帳の選び方を見直してみると解決するかもしれません。
手帳の使い勝手が悪いと、いつのまにか使わなくなってしまうものです。たとえば外回りが多い仕事なのに大きすぎる手帳を使っていたり、1日にこなさなければならない予定が多いのに書き込みスペースの少ない手帳を使っていたりするケースが挙げられます。
これは手帳を使うこと自体が目的になっているケースで、とくに記録型で起こりやすい現象です。「報告書をつくる際に役立つ」「次のプロジェクトの際に参考になる」など手帳に記録を残すメリットを強く意識すれば、おのずと手帳を活用しようというモチベーションが高まります。
手帳にスケジュールしか書いていないと、予定が少ないときは書くことがなくなってしまいます。また、「いつ」「なにをする」くらいの情報しか書いていないと、あとで記録を見返してみてもあまり参考にならないかもしれません。
内容を充実させ、振り返る価値のある手帳にしたいなら、そのときどきの予定だけを書き込むのではなく、イベントの詳細や目的、その後の計画、予定終了後の振り返りやそこで得た気づき・反省点などを書き込んでみましょう。このようなメモが、のちに仕事で役立つ可能性があります。
こちらの記事でも、「仕事ができる人」が実行している手帳術をご紹介しています。
内容を充実させ、振り返る価値のある手帳にしたいなら、そのときどきの予定だけを書き込むのではなく、イベントの詳細や目的、その後の計画、予定終了後の振り返りやそこで得た気づき・反省点などを書き込んでみましょう。このようなメモが、のちに仕事で役立つ可能性があります。
こちらの記事でも、「仕事ができる人」が実行している手帳術をご紹介しています。
実際に仕事で手帳を活用し、効果を感じているビジネスパーソンは、どのような書き方・使い方をしているのでしょうか。以下のアイデアやテクニックを参考にしてみましょう。
予定を書き込む手帳やツールが複数あると、ダブルブッキングや確認漏れのリスクが高まります。管理すべきスケジュールは1冊の手帳に集約しましょう。
予定には時間や場所だけでなく、「いつまでに」「誰が」「なにを」「どれだけやっておけばよいか」を具体的に書くのが大切です。ポイントは、「5H1W」の要素を意識して書くこと。手帳なので誰かに見られることはありませんが、自分以外の誰かが見ても理解できるよう正確に記載しましょう。
移動時間はもちろん、準備や片付けの時間なども考慮して計画を立てておくと、スケジュールに遅れが生じにくくなります。タスク管理でも、各タスクの前後に調整時間を設けておけば、急に割り込んできた緊急度の高い作業にも対応しやすいでしょう。
ビジネスプロジェクトのなかには数ヶ月にわたって続くものも多く、そのような仕事がいくつか並行することも少なくないでしょう。そのため仕事ができるビジネスパーソンは、全体の仕事量やスケジュールを把握するために1ヶ月先の予定を書き込んでいます。
タスク管理では、まずすべてのタスクを洗い出してからスケジュールに組み込んでいくのがおすすめです。1ヶ月以上先のタスクも見通して計画を立てることでタスクの優先度を把握しやすく、漏れを防げます。
アイデアや振り返りは、次の機会に活かさなければ意味がありません。その日の欄に記入するとともに、次に同じ業務を行う時期にも記載しておくと忘れずに実行できます。
こちらの記事でも、明日からできる手帳の活用方法をご紹介しています。
こちらの記事でも、明日からできる手帳の活用方法をご紹介しています。
会議や研修、打ち合わせでは「メモ」が欠かせません。しかし、書き方によっては見返したときに書いた内容や話の流れがわからなくなってしまい、意味をなさなくなってしまうことも……。そうならないように、効率よくメモをまとめる方法をご紹介します。
メモを見返した際、「いつ」「どんな場面で」「誰の言葉」だったのかがわからず困ることがあります。とくに日付や時間は大事なので、必ず書く習慣をつけましょう。アイデアや振り返りなら、テーマを付けておくとインスピレーションがわきやすくなります。
多くの人が参加する会議などでは、全員の発言を漏れなく記録するのは不可能でしょう。書き込むときに、「5H1W」（いつ、どこで、だれが、なにを、どのように・どれくらい、どうする）の要素を抜き出してまとめると短文で効率的にメモを取れます。
メモを取るスペースの上から下へ向かって埋めていこうとすると、あとから付け足したいと思ってもスペースがなく、離れた場所に書かなければならないこともあります。これでは、せっかく書いても見落す可能性が高くなってしまいます。
このような場合は「議事録ブロック」「疑問や質問ブロック」「補足ブロック」のようにページを3分割し、書く場所を決めておくのも手です。
このような場合は「議事録ブロック」「疑問や質問ブロック」「補足ブロック」のようにページを3分割し、書く場所を決めておくのも手です。
わからない言葉を調べたり悩んだりしていると、メモを取る手が止まってしまいます。漢字がわからないときはカタカナで書き、聞き取れなかった部分には「？」マークを入れておくなどして、とにかく情報をメモに落とし込むことを優先しましょう。
気になった言葉は吹き出しなどで強調する、誰が誰に伝えたかを矢印で書いておくなど、あらかじめメモの書き方をルール化しておくと効率的です。
こちらの記事でも、効率的なノートやメモの取り方をご紹介しています。
気になった言葉は吹き出しなどで強調する、誰が誰に伝えたかを矢印で書いておくなど、あらかじめメモの書き方をルール化しておくと効率的です。
こちらの記事でも、効率的なノートやメモの取り方をご紹介しています。
手帳はスケジュール管理や記録だけでなく、キャリアアップや自己実現のツールとしても活用できます。
同じ業務をしていても、目標がある人は仕事のパフォーマンスが向上します。今対応している業務が将来の自己実現につながることを意識すると、「なにをすべきか」を明確に意識できるからです。
また、手帳に直近および中長期の目標を書き込むと、前向きな気持ちを持てるようになります。仕事へのモチベーションを高めたい場合に有効です。
また、手帳に直近および中長期の目標を書き込むと、前向きな気持ちを持てるようになります。仕事へのモチベーションを高めたい場合に有効です。
仕事に追われて忙しい日々をすごしていると、自分が立てた目標を忘れてしまうことがあるかもしれません。毎日見る手帳に自分の言葉で目標を書いておき、繰り返し確認することで、つねに目標を意識した行動を取れるようになるでしょう。
また、目標達成のために「なにを」「いつまでに」「どうすればよいか」を具体的に書いておき、「見える化」するのも重要なポイント。最終目標につながる小さな目標を立てておくと、「やるべきことがはっきり見える状態」が続くためステップアップしやすくなります。
こちらの記事でも、目標達成のためのノート・手帳術をご紹介しています。
また、目標達成のために「なにを」「いつまでに」「どうすればよいか」を具体的に書いておき、「見える化」するのも重要なポイント。最終目標につながる小さな目標を立てておくと、「やるべきことがはっきり見える状態」が続くためステップアップしやすくなります。
こちらの記事でも、目標達成のためのノート・手帳術をご紹介しています。
手帳に日記をつける習慣からは、さまざまなメリットを得られます。
記録しなければいつの間にか忘れてしまうような事柄も、日記を書くことで記憶に残りやすくなります。過去の日記を読み返してそのときに思ったことや当時から変わったことなどを追記する習慣をつけておけば、多角的な視点から振り返る思考力も養われるでしょう。
その日の出来事を思い出して日記に書く際には、行動内容だけでなく、思考、感情なども言語化しなければなりません。そのため、習慣化することによって自然に語彙や表現のバリエーションが増えていきます。時々日記を読み返すようにすると、「よく使っているワード」が気になったり好みの表現が見つかったりして、文章に対する感性も高まっていくでしょう。
手帳に日々の記録をつけると、できたことやできなかったことなどが明確になり、目標へどれほど近づけているのかを確認しやすくなります。スムーズに目標を達成できそうなら、さらに自分を成長させるために目標を上方修正するのもよいでしょう。
「できたこと」や「得たもの」にフォーカスして日記を書けば、成功体験をまとめていく作業になるのでポジティブな気持ちを維持しやすくなります。「過去にできなかったことがなぜできるようになったのか」を分析して書いておけば、新しいチャレンジに活かせるかもしれません。前向きな気持ちをつくるため、楽しかったこと、うれしかったこと、感謝されたことなどに限定して日記をまとめるという書き方もあります。
こちらの記事でも、日記の書き方や、日記におすすめの文具をご紹介しています。
こちらの記事でも、日記の書き方や、日記におすすめの文具をご紹介しています。
「手帳を活用してみよう」と思っても、どのような手帳を選べばよいかわからないという方もいるでしょう。「仕事のスケジュールやタスクを手帳で効率的に管理したい」という方には、マルマンの『ニーモシネダイアリー』がおすすめです。
『ニーモシネ（Mnemosyne）』は、「あらゆる仕事で最高のパフォーマンスを発揮できるノート」のコンセプトを掲げてマルマンが展開しているノートブランドです。ビジネスパーソンの使い方の変化や多様な価値観に合わせて進化を続けながら、2024年に発売20周年を迎えました。
サイズはノートタイプのA5で、筆記用具を選ばない書きやすい紙質と、ムダのないスタイリッシュなデザインを兼ね備えている点が特長です。
『ニーモシネダイアリー』では、「月間ブロック（マンスリーブロック）」と「ガントチャート」という2種類のフォーマットを利用できます。1ヶ月の予定とタスクを並行して確認したいときは月間ブロック、全体の進捗管理にはガンチャートが便利です。
こちらの記事でもニーモシネダイアリーの特長やビジネスでおすすめの使い方をご紹介していますので、ぜひご覧ください。
手帳で管理できるのは、ビジネスのスケジュールやタスクだけではありません。健康管理や家計管理など、プライベートでも手帳の活用はおすすめです。
はじめに目標体重などできるだけ具体的な「理想の姿」を記載し、次に「そのためにやるべき取り組み」を決めます。あとは毎日の取り組み内容や身体的変化を手帳に記録するだけ。毎日記録をつけて見返すことでつねにダイエット目標を意識できるようになり、自然に望ましい食事や適度な運動を心がけるようになるでしょう。
数値で示すことが難しい体調などは、独自に数値化のルールを決めたり、記号や顔文字に置き換えた書き方にしたりするのも有効です。
以下の記事でも、ダイエットを成功に導くノート・手帳術をご紹介しています。
数値で示すことが難しい体調などは、独自に数値化のルールを決めたり、記号や顔文字に置き換えた書き方にしたりするのも有効です。
以下の記事でも、ダイエットを成功に導くノート・手帳術をご紹介しています。
家計簿をつける作業を目的にすると、長続きしません。重要なのは、「なんのために家計簿をつけているのか」を明確にすることです。「家族旅行がしたい」「趣味に使えるお金を増やしたい」といった最終目的を決め、そのために「いつまでにいくら節約するか」の計画を立てます。そうすることで取り組みへのモチベーションが高まり、家計簿と能動的に向き合えるようになるでしょう。
また、家計簿をつける作業には振り返りが欠かせません。目標をクリアできなかった場合は、支出を見直し、節約計画を修正しましょう。家計簿をつける際はただ項目と金額を記載するのではなく、「どの支出を減らせそうか」「どうすれば効率よく節約できるか」を考え、メモしておくと見返したときに役立ちます。
以下の記事でも、家計簿の書き方や続けるコツについて紹介しています。
また、家計簿をつける作業には振り返りが欠かせません。目標をクリアできなかった場合は、支出を見直し、節約計画を修正しましょう。家計簿をつける際はただ項目と金額を記載するのではなく、「どの支出を減らせそうか」「どうすれば効率よく節約できるか」を考え、メモしておくと見返したときに役立ちます。
以下の記事でも、家計簿の書き方や続けるコツについて紹介しています。
手帳は、ビジネスシーンで求められるさまざまな「管理」を効率化できる便利なツールです。手帳を上手に使えば仕事の質が向上し、キャリアアップにつながるかもしれません。また、仕事だけでなくプライベートで健康や家計を管理したい方にも手帳はおすすめです。
今回ご紹介した手帳の書き方・使い方・考え方を参考にしながら、仕事もプライベートもこれまで以上に充実させてみませんか？
